Как работает онлайн-касса 19.02.2019

Как работает онлайн-касса

Многие предприниматели, понимая необходимость внедрения новых технологий в свой бизнес, задаются вопросом, как работает онлайн касса интернет-магазина? Масштабные изменения в 54-ФЗ вызваны желанием государства контролировать мелкий розничный бизнес.  ФНС стремится получать информацию о каждой покупке или оказанной услуге, независимо от масштабов вашей деятельности. Требование к установке фискальной техники несет определенные преимущества и для предпринимателей.

Особенности работы с онлайн кассой

В этой статье представлена пошаговая инструкция, которая поможет правильно работать с современной онлайн кассой. И хотя сфера ответственности закона 54-ФЗ осталась неизменной и регулирует наличные расчеты и операции с банковскими картами, онлайн кассы имеют большую функциональность и защиту данных.

ККТ должна быть постоянно подключена к интернету, ведь только так возможно функционирование линии связи между фискальным регистратором-оператором и сервером данных ФНС. По данному каналу осуществляется шифрование и отправка в налоговые органы каждого отчета, пробитого чека и действия.

Движение информации о покупке от онлайн-кассы к ФНС

За кодирование информации в регистраторе отвечает фискальный накопитель. Он дублирует и сохраняет все данные, которые были отправлены по сети. В зависимости от разновидности бизнес-деятельности, срок службы может составлять год, полгода или три года.

Перед покупкой онлайн-кассы, важно проверить наличие разрешения на использование той или иной модели. Форматы фискальной документации постоянно меняются и совершенствуются, а у некоторых есть конечный срок действия. При покупке ФН стоит выбирать современные модели.

И хотя требования обязательного подписания договора с ЦТО отменены, ИП получают дополнительную финансовую нагрузку, а именно, ежемесячные выплаты операторам фискальных данных.  Среди положительных сторон жесткой конкуренции между ОФД заставляет предоставлять клиенту бесплатные инструменты, что облегчает ведение бизнеса.

Все, что теперь необходимо для управления кассовой техникой – это планшет или смартфон. На них устанавливаются программы для розничной торговли, что позволяет

  • Вести учет товара;
  • Распечатывать;
  • Формировать позиции чека и многое другое.

В приложениях для смартфонов предусмотрен интерфейс проверки легальности фискального чека. Подлинность документа можно проверить на сайте ФНС, а при необходимости – распечатать важный дубликат.

Таким образом, внедрение онлайн-касс приносит пользу и государству, и участникам торговых отношений.

Как работать с кассой онлайн: пошаговая инструкция

О том, как работает онлайн касса для ИП, стоит задуматься задолго до открытия бизнеса.   Покупка ККТ оплачивается предпринимателем из собственных средств. Для организации работы необходимо выполнить следующие действия:

  • получить личную цифровую подпись в электронном виде. Это можно сделать в удостоверяющем центре самостоятельно. Если времени свободного нет – можно доверить оформление представителям ЭЦП;
  • подключиться к интернету. Актуальными вариантами для торговли являются проводной интернет и мобильный через модем;
  • приобрести онлайн-кассу, выполнить необходимые настройки, ввести данные о торговой точке и владельце;
  • зарегистрировать купленный регистратор в ФНС. Это можно сделать как самостоятельно, так и через посредников;
  • заключить договор с ОФД, что завершает цепочку передачи данных от онлайн-кассы к ОФД.

После того, как вышеописанные действия будут выполнены, понять, как работает онлайн-касса, будет просто. Но перед тем, как подбить основной чек, нужно провести обучение персонала и подписать ряд документации.

Подготовка кассира к работе

Установили онлайн-кассу: как работать? Этот вопрос возникает практически всегда на первых порах.  В данном разделе мы постараемся дать подробные инструкции. Итак, чтобы новый продавец смог работать с онлайн-кассой, нужно подготовить некоторые документы. Среди них:

  • должностная инструкция, где четко прописаны права и обязанности, а также правила,  которые необходимо соблюдать при работе с онлайн-кассой;
  • договор полной материальной ответственности;
  • инструкция к модели используемого устройства. Продавец обязан ее изучить и всегда держать под рукой в случае необходимости;
  1. Составить и подписать правила работы с кассовой техникой. Можно опираться на типовые правила эксплуатации ККТ от 30.08.1993 г.

Наличие вышеперечисленной документации с подписью сотрудника, является лучшей мотивацией к самостоятельному изучению принципов работы онлайн-кассы. В результате ошибки в текущей эксплуатации будут появляться гораздо реже.

В чем особенности работы онлайн-кассы? Информационная схема

Внешне процесс торговли в розничных магазинах не изменился. Кассир, как и раньше, подсчитывает сумму товара, выбивает чек, отдает его покупателю. А с появлением онлайн касс у покупателей появилась возможность получить чек в электронном виде.

Современный алгоритм продажи теперь выглядит следующим образом:

  • Информация с пробитого чека кодируется и записывается на фискальный накопитель;
  • Данные передаются на сервера ОФД или в программу автоматизации торговли;

После проверки в ФНС фискальные данные перенаправляются в ОФД.

Информация хранится в течение 5 лет.

Запрещается вскрытие и самостоятельный ремонт фискального накопителя. В случае преднамеренного повреждения данного компонента онлайн-кассы, все операции могут быть признаны проведенными без кассовой техники, что грозит штрафными санциями.

Не стоит пытаться оказать влияние на онлайн-кассы ФНС. В случае повреждения накопителя, он передается в сервисный центр.

В чем преимущества использования онлайн-касс?

Большинство предпринимателей восприняли необходимость использования онлайн-касс в работе без энтузиазма. Однако, многие недостаточно информированы о возможностях подобной техники. Онлайн-кассы дают множество преимуществ, а именно:

  • Получение ЭЦП, что позволяет вести отчетность через интернет;
  • Снижается вероятность проверок налоговой. Просматривать деятельность предприятия можно в режиме онлайн;
  • Намного меньше бумажных бухгалтерских отчетов;
  • Автоматизация торговли;
  • Освобождение рабочего времени персонала;
  • Возможность обслуживания техники без участия ЦТО;
  • Минимум подвижных деталей, онлайн-кассы ломаются крайне редко;
  • Легко интегрировать в товарно-учетную систему магазина;
  • Электронный накопитель не требует частой замены;
  • На чеках можно печатать рекламу;
  • Торговая информация сохраняется, есть встроенные инструменты для анализа;
  • ИП могут потребовать компенсацию за каждую зарегистрированную онлайн-кассу в размере 18000 рублей. Средства возвращаются на счет путем создания налогового вычета в последующих периодах деятельности.

Программное обеспечение для онлайн касс позволяет использовать одну ККТ одновременно в нескольких интернет-магазинах.  В комплекте поставляются драйвера, что позволяет проводить базовые операции с кассой и фискальными данными. Специальное ПО необходимо для создания программ лояльности, обработки заказов, ведения клиентской базы. Возможности очень широки и даже могу быть разработаны в индивидуальном порядке в зависимости от особенностей работы конкретного предприятия.

Пионер 114Ф

Атол 90Ф

Элвес МФ

Компактная машина с сенсорным экраном и программным обеспечением от производителя. Автономный аппарат с возможностью печати QR кодов Стандартная касса, работающая через Wi-Fi и оснащенная интерфейсом RS-232 для связи с ПК.
Штрих МПЕЙ Ф

Меркурий 185Ф

Атол FPrint 22ПТК

Мобильная касса с аккумулятором, емкости которого хватает для печати 500 чеков и оснащенная портами для подключения периферийного оборудования. Автономная касса с возможностью формирования мощной базы данных. Мощный программно-технический комплекс для любых нужд

Среди самых востребованных функций программ для розничной торговли, стоит отметить следующие:

  • Поддержка облачных сервисов;
  • Возможность удаленного доступа руководителей ко всем кассовым операциям в режиме онлайн;
  • Проведение анализа по товарным категориям для каждого отдела и сотрудника;
  • Взаимодействие с бухгалтерскими программами, обнаружение несоответствий;
  • Поддержка программ лояльности, бонусных карт;
  • Формирование отчетов;
  • Возможность быстрой смены рекламной информации в чеках;
  • Наличие автономных касс (для курьеров);
  • Автоматическая рассылка акционных предложений клиентской базе;
  • Создание программ модулей для ресторанов и кафе, когда официант заносит данные в базу через планшет.

Оптимально покупать комплект (онлайн-касса, оборудование, ПО) у одного надежного поставщика. Технику легче настроить и использовать, все вопросы можно решить с одной фирмой.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдёт под ваш бизнес

Оставьте номер телефона, мы перзвоним и ответим на ваши вопросы

Номер телефона

Нажимая кнопку «Отправить», я выражаю свое согласие с политикой конфиденциальности